Hướng dẫn cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người Việt ở trong nước

• Tải về sách Ebook hướng dẫn các thủ tục hành chính thường gặp và biểu mẫu đính kèm
• Tải về sách Ebook Luật Hôn nhân Gia đình và biểu mẫu kèm theo
• Tải về sách Ebook Luật cư trú về hộ khẩu, hộ tịch, CMND, hộ chiếu, xuất nhập cảnh, lý lịch tư pháp và biểu mẫu mới nhất

a) Bước 1:  Chuẩn bị hồ sơ nộp tại UBND phường (xã) gồm:
– Tờ khai cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Mẫu TP-NG/HT-2010-XNHN.3)
        (Bấm vào link đợi 5s, bấm Skip Ad ở góc trên bên phải để tải mẫu)
           *** Tải mẫu tờ khai cấp giấy xác nhận tình trạng HN ***
– Mang theo CMND, sổ hộ khẩu.
– Trường hợp người yêu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ, chồng nhưng đã ly hôn hoặc người kia đã chết, thì phải xuất trình trích lục bản án hoặc quyết định công nhận thuận tình ly hôn của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật của Toà án hoặc bản sao Giấy chứng tử. Đối với trường hợp mất tích thì phải xuất trình Quyết định đã có hiệu lực pháp luật về trường hợp được tuyên bố là mất tích
– Đối với những người đã qua nhiều nơi cư trú khác nhau (kể cả thời gian cư trú ở nước ngoài), mà UBND cấp xã, nơi xác nhận tình trạng hôn nhân không rõ về tình trạng hôn nhân của họ ở những nơi đó, thì yêu cầu đương sự viết bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian trước khi về cư trú tại địa phương và chịu trách nhiệm về việc cam đoan.

b) Bước 2: Cán bộ Tư pháp – Hộ tịch xử lý hồ sơ.
– Cán bộ Tư pháp UBND phường (xã) tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ.Trường hợp không thể cấp giấy tờ hộ tịch thì thông báo lý do.
 – Cán bộ Tư pháp ghi vào Sổ xác nhận tình trạng hôn nhân và Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã ký vào giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (theo mẫu quy định).
c) Bước 3: Trả kết quả.
– Công dân đến UBND cấp xã để nhận giấy xác nhận ngay trong ngày, trường hợp cần xác minh thì không quá 02 đến 05 ngày tùy địa phương (trường hợp phức tạp cần phải xác minh thêm)
– Trường hợp người đến nhận kết quả không phải là người yêu cầu đăng ký hộ tịch thì phải có văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực và xuất trình Giấy chứng minh nhân dân.
– Lệ phí cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (tùy địa phương nhiều nhất 10.000 đồng)

Hỏi và đáp một số vấn đề liên quan đến cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân:
1. Tôi đi làm thủ tục đăng ký kết hôn nơi bạn trai (bạn gái) tôi đăng ký hộ khẩu thường trú nhưng UBND phường yêu cầu tôi phải xuất trình giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Xin cho biết pháp luật về thủ tục kết hôn có quy định về loại giấy xác nhận này không? Cơ quan nào có thẩm quyền cấp giấy này?
Trả lời:
        Khoản 1, Điều 18 Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng kí và quản lí hộ tịch có quy định về thủ tục đăng ký kết hôn như sau:
        – Khi đăng ký kết hôn, hai bên nam, nữ phải nộp tờ khai (theo mẫu quy định) và xuất trình giấy chứng minh nhân dân. Trong trường hợp một người cư trú tại xã, phường, thị trấn này, nhưng đăng ký kết hôn tại xã, phường, thị trấn khác, thì phải có xác nhận của UBND cấp xã, nơi cư trú về tình trạng hôn nhân của người đó.
        – Việc xác nhận tình trạng hôn nhân nói trên có thể xác nhận trực tiếp vào tờ khai đăng ký kết hôn hoặc bằng giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Việc xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng, kể từ ngày xác nhận.
        – Về thẩm quyền cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Khoản 1, Điều 66 Nghị định 158 quy định: UBND cấp xã, nơi cư trú của người có yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân thực hiện việc cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người đó.
        Như vậy, việc UBND phường nơi bạn trai (bạn gái) của bạn đăng ký hộ khẩu thường trú yêu cầu bạn phải xuất trình giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là đúng. Bạn cần liên hệ với UBND phường bạn đang cư trú để đề nghị cấp giấy này
2. Anh H ở xã N và chị T ở xã P sau thời gian yêu nhau đã quyết định sẽ tổ chức lễ cưới. Anh chị đến UBND xã N để làm các thủ tục đăng ký kết hôn theo quy định của pháp luật. UBND xã N đề nghị chị T đến UBND xã P để đề nghị cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Chị T muốn biết thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là như thế nào?

Trả lời: 
        Theo quy định tại Điều 67 Nghị định 158 thì thủ tục để chị T được cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là:
        – Chị T phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định). Nếu chị T đã có chồng, nhưng đã ly hôn hoặc đã chết, thì phải xuất trình trích lục Bản án/Quyết định đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về việc ly hôn hoặc bản sao Giấy chứng tử.
        – Quy định này cũng được áp dụng đối với việc xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn theo quy định tại khoản 1 Điều 18 của Nghị định này.
        – Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho chị T Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (theo mẫu quy định). Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn xác minh là 05 ngày.
        – Việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để theo dõi.
        – Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng, kể từ ngày xác nhận.

3. Để đăng ký kết hôn tại nơi cư trú của chồng chưa cưới, chị T đến UBND phường K, nơi chị có hộ khẩu thường trú để xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Sau khi tiếp nhận Tờ khai xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Chứng minh nhân dân mà chị T xuất trình, cán bộ tư pháp – hộ tịch phường K yêu cầu chị về tổ dân phố, nơi chị đang sinh sống để xin Tổ trưởng dân phố xác nhận bằng văn bản về việc chị còn độc thân. Sau khi có văn bản xác nhận của Tổ trưởng dân phố, UBND phường sẽ căn cứ vào đó để cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho chị. Hướng dẫn của cán bộ tư pháp – hộ tịch phường K trong việc giải quyết cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho chị T có đúng không?

Trả lời:
        Yêu cầu của cán bộ tư pháp – hộ tịch phường X về việc buộc chị T phải về nơi cư trú xin xác nhận của Tổ trưởng dân phố làm căn cứ để UBND phường cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là không đúng với quy định về thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (theo quy định tại Điều 67 Nghị định 158).
        Theo quy định này, người xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chỉ phải nộp một loại giấy tờ duy nhất là Tờ khai xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Ngoài ra, theo quy định tại Điều 9 Nghị định này thì cán bộ tư pháp – hộ tịch chỉ có quyền yêu cầu người dân xuất trình thêm Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu và Sổ hộ khẩu, Giấy chứng nhận nhân khẩu hoặc Giấy đăng ký tạm trú có thời hạn làm căn cứ để tra cứu, xác minh hồ sơ chứ không được yêu cầu thêm bất kỳ loại giấy tờ nào khác.
        Như vậy, trong trường hợp này, cán bộ tư pháp – hộ tịch đã tự đặt ra thêm một loại giấy tờ ngoài quy định là văn bản xác nhận về tình trạng hôn nhân của Tổ trưởng dân phố. Đây là hành vi cán bộ tư pháp – hộ tịch không được làm vì vi phạm quy định tại điểm d khoản 1 Điều 83 Nghị định 158.
        Với việc yêu cầu người dân phải xuất trình loại giấy tờ không có trong quy định, cán bộ tư pháp – hộ tịch phường K không chỉ vi phạm quy định về những việc không được làm, mà còn thể hiện sự thiếu ý thức trách nhiệm, đùn đẩy trách nhiệm cho người khác. Pháp luật không quy định Tổ trưởng Tổ dân phố có chức năng, nhiệm vụ cấp văn bản xác nhận về tình trạng hôn nhân của người dân. Trong nghiệp vụ đăng ký và quản lý hộ tịch, việc xác nhận tình trạng hôn nhân được thực hiện bằng cách tra cứu Sổ đăng ký kết hôn lưu trữ tại cơ quan quản lý hộ tịch. Trong trường hợp cần xác minh thì cán bộ tư pháp – hộ tịch phải tự mình thực hiện việc xác minh chứ không thể giao trách nhiệm cho người khác. Do đó, văn bản xác nhận của Tổ trưởng dân phố, nếu có, thì chỉ được coi là một nguồn thông tin tham khảo chứ không thể coi là căn cứ để xác nhận tình trạng hôn nhân của chị T. Mặt khác, nếu cần có thông tin do Tổ trưởng dân phố cung cấp thì cán bộ tư pháp – hộ tịch phải tự thực hiện việc xác minh chứ không thể buộc người dân phải làm thủ tục mà pháp luật không quy định.

4. Đăng ký kết hôn có cần xác nhận của tổ trưởng dân phố?

Trả lời:
        Xác nhận về tình trạng hôn nhân của công dân thuộc thẩm quyền của UBND xã, phường nơi cư trú. Việc cán bộ tư pháp yêu cầu phải có xác nhận của tổ trưởng dân phố là trái quy định.
        Về thủ tục kết hôn, Điều 18, Nghị định 158 quy định:
“1. Khi đăng ký kết hôn, hai bên nam, nữ phải nộp tờ khai và xuất trình CMND.
Trường hợp một người cư trú tại xã, phường, thị trấn này, nhưng đăng ký kết hôn tại xã, phường, thị trấn khác, thì phải có xác nhận của UBND cấp xã, nơi cư trú về tình trạng hôn nhân của người đó.
Với người đang trong thời hạn công tác, học tập, lao động ở nước ngoài về nước đăng ký kết hôn, thì phải có xác nhận của Cơ quan Ngoại giao, Lãnh sự Việt Nam tại nước sở tại về tình trạng hôn nhân của người đó.
Với cán bộ, chiến sĩ đang công tác trong lực lượng vũ trang, thì thủ trưởng đơn vị của người đó xác nhận tình trạng hôn nhân.
Việc xác nhận tình trạng hôn nhân nói trên có thể xác nhận trực tiếp vào Tờ khai đăng ký kết hôn hoặc bằng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định tại Chương V của Nghị định này.
Việc xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng, kể từ ngày xác nhận.
2. Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét thấy hai bên nam, nữ có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình, thì UBND cấp xã đăng ký kết hôn cho hai bên nam, nữ.
Trong trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 5 ngày…”.
Theo quy định trên, khi đăng ký kết hôn hai bên nam nữ phải có mặt để nộp tờ khai, xuất trình CMND và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có xác nhận của UBND cấp xã nơi người đó đăng ký thường trú (của vợ hoặc chồng, nếu vợ chồng không đăng ký hộ khẩu thường trú ở hai xã/phường khác nhau).

5. Ông D thoát ly gia đình từ năm 18 tuổi, đã qua nhiều nơi cư trú khác nhau. Khi làm thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân để đăng ký quyền sở hữu nhà, dù đã có cam đoan về tình trạng độc thân từ khi thoát ly nhưng cán bộ tư pháp phường nơi ông D đang cư trú yêu cầu phải trở về xác nhận tại quê quán. Việc giải quyết như vậy có đúng quy định của pháp luật? Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hợp lệ có thể sử dụng đăng ký quyền sở hữu nhà?
Trả lời:
        Ngày 8/7/2008, Bộ Tư pháp đã có Văn bản 2127/BTP-HCTP  như sau:
Theo quy định tại Điều 18 Nghị định 158, thì thẩm quyền xác nhận tình trạng hôn nhân thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã, nơi đương sự cư trú.
Sau khi Nghị định 158 có hiệu lực thi hành, Bộ Tư pháp đã hướng dẫn các Sở Tư pháp về việc xác nhận tình trạng hôn nhân tại Công văn số 2488/BTP-HCTP ngày 6/6/2006. Nội dung này cũng đã được quy định tại Thông tư số 01/2008/TT-BTP ngày 2/6/2008 hướng dẫn thực hiện Nghị định 158 như sau: “Đối với những người đã qua nhiều nơi cư trú khác nhau (kể cả thời gian cư trú ở nước ngoài), mà UBND cấp xã, nơi xác nhận tình trạng hôn nhân, không rõ về tình trạng hôn nhân của họ ở những nơi đó, thì yêu cầu đương sự viết bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian trước khi về cư trú tại địa phương và chịu trách nhiệm về việc cam đoan”.
        Như vậy, việc UBND cấp xã nơi ông D cư trú từ chối xác nhận tình trạng độc thân của ông D và yêu cầu về quê để xác nhận tình trạng hôn nhân là trái với những quy định nêu trên.
Tại Điều 55 Nghị định 158 cũng đã quy định về mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân như sau: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được sử dụng vào mục đích đăng ký kết hôn hoặc vào các mục đích khác. Như vậy, nếu ông D đã có Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được cấp hợp lệ, đúng thẩm quyền, thì có thể sử dụng giấy này vào mục đích đăng ký quyền sở hữu nhà

Văn bản pháp lý liên quan:

• Luật Hôn nhân – Gia đình và các văn bản hướng dẫn cập nhật mới nhất
• Nghị định 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch
• Thông tư 01/2008/TT-BTP hướng dẫn Nghị định 158/2005/NĐ-CP
• Thông tư 08.a/2010/TT-BTP ban hành và hướng dẫn việc ghi chép, lưu trữ, sử dụng sổ, biểu mẫu hộ tịch do Bộ Tư pháp ban hành